Varia Plus
Optimierungs-Roadmap

Für:

Leon Henze

Prokurist Varia Plus Werbeagentur

Von:

Christian Kastner

automatiks.io

Datum:

19. Februar 2026

Executive Summary

Aus dem Audit-Gespräch und Ihren Unterlagen haben wir 31 konkrete Optimierungsansätze identifiziert. Nach Impact- und Aufwandsanalyse empfehlen wir eine 2-Phasen-Umsetzung:

Phase 1: Quick Wins

Budget: 14h Audit-Rest

Umsetzung: 2-3 Wochen

Impact: Sofortige Transparenz + weniger manuelle Nachverfolgung

Phase 2: Strategic Investments

Budget: ca. 112h (Separates Angebot)

Umsetzung: 2-3 Monate (parallel zu Tagesgeschäft)

Impact: 30-40% operative Koordination eingespart

Unsere Bewertungs-Methode

Jeder Ansatz wurde nach Business Impact und Umsetzungsaufwand bewertet (Skala 1-5). Daraus ergibt sich die Priorität für Ihre Quick Wins vs. Strategic Investments.

Impact Score (1-5)

  • 5: GF massiv entlastet (10+ h/Woche)
  • 4: Deutliche Entlastung (5-10 h/Woche)
  • 3: Spürbare Verbesserung (2-5 h/Woche)
  • 2-1: Nice-to-have

Aufwand Score (1-5)

  • 5: >20h, hohe Komplexität
  • 4: 10-20h, mehrere Tools
  • 3: 5-10h, Standard-Integration
  • 2-1: Schnell umsetzbar

Quick Win Ratio = Impact ÷ Aufwand → Je höher, desto mehr "Bang for the Buck"

Top-Ansätze im Überblick

# Maßnahme Impact Aufwand Phase
11 Sales Dashboard: Conversion, Pipeline, Auftragswert 5 3 Phase 1
3 Email-Reminder: Offene Themen nicht vergessen 4 2 Phase 1
9 Angebot-Nachfass-Automation (Reminder + Email-Vorschlag) 4 2 Phase 1
6 Rechnungs-Weiterleitung an Sabrina (automatisch) 3 1 Phase 1
7 Kalender-Buchung → ClickUp (automatisch) 3 2 Phase 2
8 KI-Vorqualifizierung (Lead-Recherche + Scoring) 5 4 Phase 2
12 Angebotsautomatisierung (Text + Preis individuell) 5 5 Phase 2
14 Roadmap/Workload View + Kapazitätsplanung 5 3 Phase 2
24 Clockodo ↔ ClickUp ↔ Lexoffice Integration 5 5 Phase 2
28 VP Brain + Management Dashboard 5 4 Phase 2

Vollständige Liste mit allen 31 Ansätzen auf Anfrage verfügbar.

1

Phase 1: Quick Wins

Budget

14 Stunden

(Audit-Rest)

Timeline

2-3 Wochen

Nach Freigabe

Start

Sofort

Nach Ihrer Freigabe

# Maßnahme Business Impact Zeitersparnis
11 Sales Dashboard Transparenz über Conversion, Pipeline, Auftragswerte Keine manuelle Auswertung mehr
3 Email-Reminder offene Themen Keine vergessenen Kundenmails 3-5h/Woche
9 Angebot-Nachfass-Automation Systematisches Follow-Up, keine Leads verloren 2-3h/Woche
6 Rechnungs-Weiterleitung an Sabrina Team-Entlastung 1-2h/Woche

Was Sie danach haben:

✓

Sales Dashboard in ClickUp:

Wie viele Leads → Angebote → Aufträge? Conversion-Rate sichtbar, größte Potenziale (Auftragswert) hervorgehoben, Pipeline-Status auf einen Blick

✓

Automatisches Nachfassen:

Angebot seit 7 Tagen offen? → Reminder an Sie + Email-Vorschlag. Kundenfeedback überfällig? → Notification. Intern offene Themen? → Reminder an Projektverantwortliche

✓

Rechnungs-Workflow:

Rechnung per Mail → automatisch an sl@variaplus.de weitergeleitet. Team-Entlastung, keine manuelle Weiterleitung mehr

Ergebnis Phase 1:

Sie haben Überblick + das System erinnert Sie, statt dass Sie sich alles merken müssen.

2

Phase 2: Strategic Investments

Budget

ca. 112 Std

Separates Angebot

Timeline

2-3 Monate

Flexibel anpassbar

Abrechnung

Nach Phase 1

Detailliertes Angebot

Wir empfehlen 5 thematische Blöcke — Sie entscheiden, welche Priorität haben:

Block A: Sales & Onboarding Automation

Timeline: 4-5 Wochen | Budget: 35h

Was:

  • • #7: Kalender-Buchung → automatisch ClickUp-Ticket (3h)
  • • #8: KI-Vorqualifizierung (Lead-Recherche Website/LinkedIn, Scoring A/B/C) (9h)
  • • #12: Angebotserstellung teil-automatisiert (Textbausteine, individuelle Anpassung, Preiskalkulation) (20h)
  • • #13: Sales Pipeline Status-Automatik (3h)

Impact:

  • ✓ Sales-Prozess läuft ohne Sie
  • ✓ Angebote in 50% der Zeit
  • ✓ Qualifizierte Leads erkennbar bevor Sie Zeit investieren

Block B: Projekt- & Ressourcen-Management

Timeline: 3-4 Wochen | Budget: 17h

Was:

  • • #14: Roadmap + Workload View (wer hat wann Kapazität?) (8h)
  • • #19: Standardisierte Projekt-Templates (6h)
  • • #17: Automatische Status-Wechsel (z.B. Kundenfeedback überfällig → Reminder) (3h)

Impact:

  • ✓ Ressourcen-Engpässe frühzeitig erkennen
  • ✓ Entscheidung Freelancer ja/nein datenbasiert
  • ✓ Weniger manuelle Projekt-Kontrolle

Block C: Abrechnungs-Prozess

Timeline: 5-6 Wochen | Budget: 30h

Was:

  • • #24: Clockodo ↔ ClickUp ↔ Lexoffice intelligent verknüpft (20h)
  • • #25: Budget-Warnungen lösen automatisch ClickUp-Tasks aus (im Block C enthalten)
  • • #26: Monats-Abrechnungs-Workflow (automatischer Report → Sie geben nur noch frei) (10h)

Impact:

  • ✓ Keine stillen Budgetüberschreitungen mehr
  • ✓ Schnellere Rechnungsstellung (= bessere Liquidität)
  • ✓ Sie prüfen Freigaben, nicht Rohdaten

Block D: Management Cockpit

Timeline: 3-4 Wochen | Budget: 20h

Was:

  • • #28: Executive Dashboard mit allen KPIs (Umsatz, Projekt-Pipeline, Sales-Status) (12h)
  • • #27: Profitabilitäts-Reporting (welche Projekte sind wirklich profitabel?) (8h)

Impact:

  • ✓ Alle wichtigen Zahlen auf einen Blick
  • ✓ Datenbasierte Entscheidungen (wo investieren? wo optimieren?)
  • ✓ Weniger Ad-hoc-Auswertungen

Block E: CRM-Struktur & Kundenwert

Timeline: 2-3 Wochen | Budget: 10h

Was:

  • • #20: CRM sauber aufsetzen: Kunden-Clustering (A/B/C), Cross-Selling-Potenziale (10h)
  • • Automatische Verknüpfung: Angebote, Projekte, Rechnungen

Impact:

  • ✓ Kundenwert transparent
  • ✓ Cross-Selling-Chancen systematisch identifiziert
  • ✓ Wiedervorlage-System statt "im Kopf behalten"

Noch ausstehend im Audit

Folgende Analysen sind im Audit noch nicht abgeschlossen und könnten zusätzlichen Mehrwert liefern:

📊 Vollständige Kostenprüfung Softwarekosten + Einsparpotenziale

Voraussetzung: Zugang zu Lexoffice (alle Abos/Lizenzen exportieren)

Aufwand: ca. 3h (im Audit)

Output: Kategorisierung (essentiell / optimierbar / redundant), Alternativen-Recherche, konkrete Einsparpotenziale

📈 Wirtschaftlichkeitsberechnung der Maßnahmen

Voraussetzung: Input von Ihnen oder Team (wie viel Zeit kosten aktuelle Prozesse?)

Aufwand: Kein zusätzlicher Zeitaufwand bei uns (nur Ihre Input-Zeit)

Output: ROI-Berechnung pro Maßnahme (Zeitersparnis in € vs. Umsetzungskosten)

Diese Punkte sind optional und können nach Ihrer Freigabe ergänzt werden, falls gewünscht.

Gesamt-Timeline (mit Puffern)

Phase Zeitraum Ihre Einbindung
Phase 1 (Quick Wins) Woche 1-3 Freigabe + 1x Feedback-Call
Phase 2 Block A (Sales) Woche 4-8 2-3 Abstimmungen
Phase 2 Block B (Projekte) Woche 6-9 1-2 Abstimmungen
Phase 2 Block C (Abrechnung) Woche 7-12 2-3 Abstimmungen
Phase 2 Block D (Dashboard) Woche 10-13 1-2 Abstimmungen
Phase 2 Block E (CRM) Woche 12-14 1 Abstimmung

Hinweis: Blöcke können parallel laufen. Timeline ist flexibel an Ihr Tagesgeschäft anpassbar.

Was wir NICHT empfehlen (vorerst)

Folgende Ansätze haben wir bewusst zurückgestellt:

Unsere Empfehlung

1

Phase 1 jetzt starten

14h aus Audit-Rest — In 2-3 Wochen haben Sie Transparenz + weniger manuelle Arbeit

2

Phase 2 nach Ihren Prioritäten

Wir erstellen ein detailliertes Angebot für die Blöcke, die Sie umsetzen wollen

3

Iterativ vorgehen

Lieber Block für Block sauber umsetzen als alles auf einmal

Next Steps

  1. 1

    Sie prüfen diese Empfehlung

    Nehmen Sie sich 1-2 Tage

  2. 2

    Feedback-Call

    Ca. 30 Min — Fragen klären, Prioritäten besprechen

  3. 3

    Freigabe Phase 1

    Wir starten mit Quick Wins

  4. 4

    Nach Phase 1: Detailliertes Angebot für Phase 2

    Nur die Blöcke, die Sie wollen

Fragen? Änderungswünsche?

Lassen Sie uns gerne telefonieren oder schreiben Sie mir Ihre Gedanken.
Ich bin flexibel und passe die Roadmap gerne an Ihre Prioritäten an.

Name

Christian Kastner

Telefon

+49 151 29527634

E-Mail

info@automatiks.io

automatiks.io

"Wir verkaufen Ihnen Zeit zurück. Aber nicht unsere, sondern Ihre." ⚡